De uitdaging

Mulderij & Partners wilde meer grip krijgen op het werk dat binnen de organisatie moest worden uitgevoerd. Terugkerende werkzaamheden zoals jaarrekeningen en btw-aangiften bestaan uit meerdere stappen, worden door verschillende medewerkers behandeld en kennen vaste deadlines. Daardoor is niet alleen inzicht nodig in de status van afzonderlijke taken, maar ook in de totale werkvoorraad en beschikbare capaciteit. De behoefte was daarom helder: één tool waarmee medewerkers hun werkzaamheden konden plannen en volgen. De organisatie moest op ieder moment kunnen zien hoe zij ervoor stond, wie waarvoor verantwoordelijk was en of de gemaakte planning nog haalbaar was.

De oplossing

NewHeap ontwikkelde een centrale webapplicatie waarin klantgegevens, taken, procesfasen, medewerkers en capaciteitsplanning samenkomen. Per klant kunnen terugkerende werkzaamheden worden geconfigureerd. De applicatie zet deze planningen automatisch om in concrete taken met een startdatum, opleverdatum, procesflow, tijdsinschatting en verantwoordelijke medewerker. Taken doorlopen een configureerbare reeks procesfasen. Medewerkers kunnen de voortgang bijwerken, taken opnieuw toewijzen, opmerkingen toevoegen en bijlagen raadplegen. De wijzigingshistorie maakt zichtbaar welke acties zijn uitgevoerd. Voor jaarrekeningen en btw-werkzaamheden zijn aparte voortgangsoverzichten beschikbaar. De planningsmodule vergelijkt beschikbare uren met gepland, resterend en afgerond werk.

Belangrijkste functionaliteiten

De applicatie biedt klant- en groepsdossiers, interne rollen per klant en uitgebreid taakbeheer met deadlines, urgentie, afscherming en medewerkerstoewijzing. Herhalende taakplanningen automatiseren het aanmaken van periodiek werk. Processtappen bevatten tijdsinschattingen en kunnen afzonderlijk aan medewerkers worden toegewezen. Zoek-, filter- en sorteermogelijkheden ondersteunen het dagelijkse gebruik. Jaarrekening- en btw-overzichten laten zien hoe werkzaamheden over de verschillende procesfasen zijn verdeeld. Voor jaarrekeningen is ook CSV-export beschikbaar.

Planning, beheer en notificaties

De capaciteitsplanning biedt overzichten per jaar, maand en medewerker, aangevuld met grafieken en tabellen. Daarnaast ondersteunt de applicatie opmerkingen, e-mailbijlagen, herinneringen, notificaties, gebruikersuitnodigingen, profielbeheer, accountblokkering en fijnmazig rechtenbeheer. Ook de aanwezige modules voor salarisadministratie en HR maken deel uit van het productiegebruik.

Technische realisatie

De front-end is gebouwd als modulaire single-page application met Angular, TypeScript, RxJS, HTML en CSS/SCSS. Bootstrap, ng-bootstrap, ngx-datatable en Chart.js worden gebruikt voor de interface, gegevensoverzichten en rapportages. Functionele onderdelen zijn verdeeld over afzonderlijke Angular-modules. De front-end communiceert met een REST-API in C# op ASP.NET Core. De back-end heeft een gelaagde architectuur met controllers, managers, repositories, entiteiten en aparte API-modellen. Entity Framework Core verzorgt de toegang tot Microsoft SQL Server. AutoMapper ondersteunt de vertaling tussen database-entiteiten en API-modellen.

Achtergrondtaken en e-mailverwerking

Hangfire voert duurzame achtergrondtaken uit, waaronder automatische taakgeneratie, herinneringen, mailboxverwerking en berekeningen voor planning en doorlooptijden. Hangfire gebruikt eveneens Microsoft SQL Server als opslag. SMTP en IMAP worden gebruikt voor notificaties en het automatisch omzetten van geautoriseerde e-mail, inclusief bijlagen, naar taken.

Beveiliging en hosting

Duo Security verzorgt multifactorauthenticatie. Authenticatie verloopt via JWT-tokens en autorisatie via rollen, claims en fijnmazige policies. De applicatie wordt gehost via IIS, met Microsoft SQL Server als databaseplatform.

Resultaat

Mulderij & Partners beschikt sinds 2021 over één centrale omgeving voor werkvoorraad, voortgang, verantwoordelijkheden en capaciteit. Hierdoor kan de organisatie beter beoordelen hoe zij ervoor staat en of de planning haalbaar blijft. Automatische taakgeneratie en vaste procesflows maken terugkerend werk voorspelbaar en overzichtelijk.

Rol van NewHeap

NewHeap was verantwoordelijk voor de ontwikkeling en hosting van de applicatie. De eerste versie werd in drie maanden gerealiseerd door één engineer en ging in 2021 live. De compacte projectbezetting laat zien dat een duidelijke afbakening en hergebruik van bewezen technologie een bedrijfskritische maatwerkoplossing in korte tijd mogelijk maakten.

Wij zijn expert in...

We bouwen maatwerksoftware rond de kennis, regels en processen die jouw organisatie uniek maken. Daardoor sluit de oplossing beter aan dan standaardsoftware en blijft verdere ontwikkeling overzichtelijk.

Meer over ons

We verbinden systemen, automatiseren terugkerend werk en maken data inzichtelijk. Zo verdwijnen losse handelingen en ontstaat een softwarelandschap waar teams sneller en betrouwbaarder mee werken.

Bekijk diensten

Meer klantcases

Software

Technologie speelt een steeds grotere rol. NewHeap ontwikkelt toekomstbestendige, schaalbare software voor bedrijven wereldwijd, met de nieuwste technologieën en ruimte voor grote hoeveelheden data.

Bekijk cases

Advies & Visie

Een website of applicatie is meer dan alleen goed werkende technologie. Minstens even belangrijk is het creatieve design die de website of applicatie aantrekkelijk maakt voor uw klanten. NewHeap ontwerpt slimme en gebruiksvriendelijke websites en applicaties die passen bij uw organisatie en uw doelen!

Bekijk cases

Websites

Een website of applicatie is niet alleen de plaats waar bezoekers informatie over uw bedrijf kunnen vinden. Het is uw belangrijkste visitekaartje. Het is dus niet zo vreemd dat er steeds hogere eisen aan een website of applicatie gesteld worden. NewHeap ontwikkelt web- en mobile oplossingen die voldoen aan alle wensen en behoeften van uw organisatie, mét gebruik van de nieuwste technologieën.

Bekijk cases