Case

TW3 portaal

Nieuwbouwverkoop van optie tot tekenafspraak in één portaal

TW3 Strategie Makelaardij verkoopt nieuwbouwprojecten voor ontwikkelaars. Per project werd de verkoop gestuurd vanuit een uitgebreide Excel. NewHeap bouwde een projectportaal waarin bouwnummers, kandidaten, opties, afspraken en partners samenkomen, met automatische meldingen en afspraken via Microsoft 365. Het portaal is sinds 2021 in gebruik en groeit mee met de manier waarop TW3 verkoopt.

Klant: TW3
Dienst: Procesautomatisering & systeemintegratie
Wat we deden: Maatwerksoftware, procesautomatisering, Microsoft 365-koppeling en beheer
Periode: 2021 – heden
Techniek: ASP.NET Core (.NET 8), Angular, SQL Server, Entity Framework Core, Hangfire, Microsoft Graph

Resultaat

van een spreadsheet per project naar één systeem: Excel → portaal
in gebruik en sindsdien doorontwikkeld: 2021
afspraken en Teams-uitnodigingen vanuit het portaal: Microsoft 365

De vraag

Bij de verkoop van een nieuwbouwproject houdt TW3 per bouwnummer bij wie interesse heeft, wie een optie heeft, wanneer die verloopt en wanneer er getekend wordt. Dat liep via een Excel per project, met losse mails en agenda-afspraken ernaast. TW3 wilde één systeem dat dat proces bewaakt, zonder dat het werk ingewikkelder wordt.

Van kandidaat tot verkocht

Per project staan alle bouwnummers en woningtypes in het portaal. Kandidaten worden aan een of meer bouwnummers gekoppeld en kunnen een optie krijgen met een einddatum. Verloopt een optie, dan krijgt de makelaar automatisch bericht. Valt een kandidaat af, dan wordt de reden vastgelegd. Zo is per bouwnummer altijd te zien waar de verkoop staat, van eerste interesse tot verkocht.

Afspraken en partners zonder overtypen

Een tekenafspraak plannen gebeurt vanuit het portaal: de afspraak komt via Microsoft 365 in de agenda, met een Teams-uitnodiging en de juiste bevestigingsmail. Heeft een kandidaat een eigen woning te verkopen of financiering nodig, dan stuurt het portaal de gegevens door naar de partner van dat project. Per project staat vast welke partners en medemakelaars betrokken zijn.

Zelf in te richten

Elk project volgt een eigen processtroom, met stappen, statussen en kleuren die TW3 zelf bepaalt. Naast de vaste gegevens kan TW3 zelf extra velden toevoegen, en aan sommige velden hangen acties, zoals een mail of een afspraak zodra een status wijzigt. Prijslijsten, factsheets en makelaarsinstructies staan bij het project. Geïnteresseerden melden zich aan via een online aanmeldformulier per project, en kopers leveren hun personalia digitaal aan.

Overzicht en doorontwikkeling

Het dashboard toont de projecten in verkoop en in voorbereiding, met de stand per project en de doorverwijzingen naar partners. Alle wijzigingen worden gelogd en bij elk bouwnummer staan opmerkingen in een tijdlijn. Medemakelaars werken met beperkte rechten mee in het portaal, en inloggen gaat altijd met tweestapsverificatie. Sinds de eerste versie in 2021 hebben we het portaal stap voor stap uitgebreid op basis van hoe TW3 ermee werkt, en we hosten en beheren het, inmiddels op .NET 8.